Legalisatie van documenten

Legalisatie EU-documenten niet langer vereist

In dit artikel geven we een overzicht van de verschillende soorten legalisaties van documenten, zoals geboorteakten en huwelijksakten. Deze zijn vaak vereist in een immigratieprocedure. Welke autoriteiten de legalisatie afgeven, leggen we ook uit.

Let op: Voor de legalisatie van een handtekening moet u naar een notaris.

Wat is legalisatie: 3 vormen

Wanneer u een (niet EU-) document, zoals bijvoorbeeld een geboorteakte, geschikt wilt maken voor gebruik in Nederland, dan is het in sommige gevallen noodzakelijk dat u het document eerst laat legaliseren of van een apostille voorziet. Het document wordt dan voorzien van een bepaalde stempel of sticker waarmee duidelijk is dat uw document van een bevoegde instantie komt. Op deze manier hebben de autoriteiten van andere landen zekerheid over de status van het document. De stempel of sticker zegt nog niets over de juistheid van de inhoud van het document.

Het land waarvoor legalisatie nodig is, bepaalt waar een legalisatie aan moet voldoen. 

Er zijn grofweg 3 vormen van legalisatie. Hieronder wordt per vorm uitgelegd hoe u uw document geschikt kunt maken voor gebruik in Nederland. Een geboorteakte wordt als voorbeeld gebruikt.

1. Dubbele legalisatie

Is het document dat u wilt gebruiken in Nederland niet afkomstig uit een andere EU-lidstaat en is het land ook niet aangesloten bij het Apostilleverdrag, dan zult u het document in principe van een dubbele legalisatie moeten voorzien.

Als u een geboorteakte in Nederland wilt gebruiken, moet deze ondertekend worden door de instantie die deze akte heeft uitgegeven in het land van herkomst. Vervolgens moet het Ministerie in het afgevende land deze handtekening legaliseren, middels een stempel met handtekening (eerste legalisatie). Welk Ministerie daartoe aangewezen is, is afhankelijk van het land waar het document is afgegeven. Vervolgens dient de Nederlandse ambassade de handtekening van het Ministerie te legaliseren (tweede legalisatie). Uw geboorteakte is nu klaar voor gebruik in Nederland.

2. Apostille

Wanneer een land is aangesloten bij het Apostilleverdrag, is het voor bepaalde documenten voldoende dat zij zijn voorzien van een apostille en is verdere legalisatie niet nodig. De legalisatievereisten zijn hierdoor vereenvoudigd. De geboorteakte moet nog steeds worden ondertekend door de instantie die deze akte heeft uitgegeven in het land van herkomst. Ook dient het Ministerie in het afgevende land deze handtekening te legaliseren, middels een apostille. Het is niet meer nodig dat de Nederlandse ambassade de handtekening van het Ministerie legaliseert. De handtekening van de instantie en de apostille van het Ministerie is voldoende om uw geboorteakte in Nederland te kunnen gebruiken.

3. Documenten binnen de EU

De EU-verordening, die sinds 16 februari 2019 van toepassing is, maakt het nog eenvoudiger om bepaalde openbare documenten uit een andere lidstaat van de Europese Unie (EU) in Nederland te gebruiken. De vereisten van legalisatie en apostillering gelden niet meer voor deze documenten. Wanneer de geboorteakte die u in Nederland wilt gebruiken afkomstig is uit een andere EU-lidstaat, is het dus voldoende dat de geboorteakte is ondertekend door de instantie die deze akte heeft uitgegeven in de andere lidstaat.

De vrijstelling van legalisatie en apostille geldt alleen voor openbare documenten die afkomstig zijn uit een EU-lidstaat en vervolgens gebruikt worden in een andere EU-lidstaat. Daarnaast moeten de openbare documenten zijn bedoeld om de volgende persoonsgegevens vast te stellen:

• geboorte
• in leven zijn
• overlijden
• naam
• huwelijk
• echtscheiding
• (ontbinding van het) geregistreerd partnerschap
• afstamming
• adoptie
• woon- en/of verblijfplaats
• nationaliteit
• afwezigheid van een strafblad

De vrijstelling is ook van toepassing op openbare documenten die nodig zijn om het kiesrecht uit te oefenen bij verkiezingen voor het Europees Parlement of voor gemeenteraadsverkiezingen in Nederland.

Om het vertalen van de openbare documenten te vergemakkelijken, worden er (voor de meeste documenten) meertalige modelformulieren opgesteld. Wanneer de geboorteakte wordt aangevraagd bij een autoriteit kan tevens verzocht worden om een meertalig modelformulier. Dit formulier wordt dan aan de geboorteakte gehecht. De ontvangende autoriteit mag alsnog om een vertaling van het document vragen als dit noodzakelijk is voor de verwerking van het document.

Het Verenigd Koninkrijk behoort sinds 1 februari 2020 niet meer tot de Europese Unie. De vrijstelling van legalisatie en apostille geldt echter nog wel voor documenten afkomstig uit het Verenigd Koninkrijk, in ieder geval tot en met 31 december 2020. Daarna moeten documenten afkomstig uit het Verenigd Koninkrijk worden voorzien van een apostille, tenzij de Europese Unie en het Verenigd Koninkrijk tot andere afspraken komen.