Deze website maakt gebruik van Cookies

We gebruiken cookies om de website goed te laten functioneren, om functies voor social media te bieden en om ons websiteverkeer te analyseren. Meer informatie vindt u in de privacyverklaring.

Ik ga akkoord met het plaatsen van cookies voor:

Noodzakelijke functionaliteiten en anonieme statistieken
28

legalisatie

  • Vanaf 16 februari 2019 hebben openbare documenten afkomstig uit een lidstaat van de Europese Unie geen Apostille meer nodig om in Nederland gebruikt te worden.

  • Met ingang van 14 mei 2019 zijn de Filipijnen lid van het Apostilleverdrag

  • Legalisatie EU-documenten niet langer vereist

    Wanneer u een document, zoals bijvoorbeeld een geboorteakte, geschikt wilt maken voor gebruik in Nederland, dan is het in sommige gevallen noodzakelijk dat u het document eerst laat legaliseren of van een apostille voorziet. Het document wordt dan voorzien van een bepaalde stempel of sticker waarmee duidelijk is dat uw document van een bevoegde instantie komt. Op deze manier hebben de autoriteiten van andere landen zekerheid over de status van het document. De stempel of sticker zegt nog niets over de juistheid van de inhoud van het document.

    Het land waarvoor legalisatie nodig is, bepaalt waar een legalisatie aan moet voldoen. 

    Er zijn grofweg 3 vormen van legalisatie. Hieronder wordt per vorm uitgelegd hoe u uw document geschikt kunt maken voor gebruik in Nederland. Een geboorteakte wordt als voorbeeld gebruikt.

    1. Dubbele legalisatie

    Is het document dat u wilt gebruiken in Nederland niet afkomstig uit een andere EU-lidstaat en is het land ook niet aangesloten bij het Apostilleverdrag, dan zult u het document in principe van een dubbele legalisatie moeten voorzien.

    Als u een geboorteakte in Nederland wilt gebruiken, moet deze ondertekend worden door de instantie die deze akte heeft uitgegeven in het land van herkomst. Vervolgens moet het Ministerie in het afgevende land deze handtekening legaliseren, middels een stempel met handtekening (eerste legalisatie). Welk Ministerie daartoe aangewezen is, is afhankelijk van het land waar het document is afgegeven. Vervolgens dient de Nederlandse ambassade de handtekening van het Ministerie te legaliseren (tweede legalisatie). Uw geboorteakte is nu klaar voor gebruik in Nederland.

    2. Apostille

    Wanneer een land is aangesloten bij het Apostilleverdrag, is het voor bepaalde documenten voldoende dat zij zijn voorzien van een apostille en is verdere legalisatie niet nodig. De legalisatievereisten zijn hierdoor vereenvoudigd. De geboorteakte moet nog steeds worden ondertekend door de instantie die deze akte heeft uitgegeven in het land van herkomst. Ook dient het Ministerie in het afgevende land deze handtekening te legaliseren, middels een apostille. Het is niet meer nodig dat de Nederlandse ambassade de handtekening van het Ministerie legaliseert. De handtekening van de instantie en de apostille van het Ministerie is voldoende om uw geboorteakte in Nederland te kunnen gebruiken.

    3. Documenten binnen de EU

    De EU-verordening, die sinds 16 februari 2019 van toepassing is, maakt het nog eenvoudiger om bepaalde openbare documenten uit een andere lidstaat van de Europese Unie (EU) in Nederland te gebruiken. De vereisten van legalisatie en apostillering gelden niet meer voor deze documenten. Wanneer de geboorteakte die u in Nederland wilt gebruiken afkomstig is uit een andere EU-lidstaat, is het dus voldoende dat de geboorteakte is ondertekend door de instantie die deze akte heeft uitgegeven in de andere lidstaat.

    De vrijstelling van legalisatie en apostille geldt alleen voor openbare documenten die afkomstig zijn uit een EU-lidstaat en vervolgens gebruikt worden in een andere EU-lidstaat. Daarnaast moeten de openbare documenten zijn bedoeld om de volgende persoonsgegevens vast te stellen:

    • geboorte
    • in leven zijn
    • overlijden
    • naam
    • huwelijk
    • echtscheiding
    • (ontbinding van het) geregistreerd partnerschap
    • afstamming
    • adoptie
    • woon- en/of verblijfplaats
    • nationaliteit
    • afwezigheid van een strafblad

    De vrijstelling is ook van toepassing op openbare documenten die nodig zijn om het kiesrecht uit te oefenen bij verkiezingen voor het Europees Parlement of voor gemeenteraadsverkiezingen in Nederland.

    Om het vertalen van de openbare documenten te vergemakkelijken, worden er (voor de meeste documenten) meertalige modelformulieren opgesteld. Wanneer de geboorteakte wordt aangevraagd bij een autoriteit kan tevens verzocht worden om een meertalig modelformulier. Dit formulier wordt dan aan de geboorteakte gehecht. De ontvangende autoriteit mag alsnog om een vertaling van het document vragen als dit noodzakelijk is voor de verwerking van het document.

    Voor meer informatie verzoeken wij u contact op te nemen met Nikki Vreede.